Beglaubigung deutscher öffentlicher Urkunden (zur Verwendung im Ausland)

Sie möchten eine deutsche öffentliche Urkunde im Ausland verwenden?

Regelmäßig wird von den ausländischen Stellen die Vorlage von beglaubigten Urkunden verlangt, wenn Sie zum Beispiel im Ausland heiraten oder arbeiten wollen.

Im internationalen Urkundenverkehr gibt besondere Beglaubigungsverfahren, damit die ausländische Stelle davon überzeugt sein kann, dass bei der vorgelegten Urkunde aus einem anderen Staat

• die Unterschrift echt ist,
• die Person, die die Urkunde unterschrieben hat, dazu auch befugt war und
• dass das Dienstsiegel auf der Urkunde echt ist.

Hierfür gibt es zwei Arten der Beglaubigung, die Apostille und die Legalisation.

Diese Verfahren gelten nur für öffentliche Urkunden, wie zum Beispiel:

• Personenstandsurkunden (Ehe-, Lebenspartnerschafts-, Geburts- und Sterbeurkunden)
• Melde-, Aufenthalts- oder Ledigkeitsbescheinigungen
• Zeugnisse von Schulen oder Universitäten, Diplome
• Auszüge aus dem Handelsregister oder ähnliche Urkunden

Nicht als öffentliche Urkunden zu verstehen sind zum Beispiel Übersetzungen.

Ob eine Legalisation oder eine Apostille erforderlich ist, hängt davon ab, in welchem Land die Urkunde verwendet werden soll.

Apostille (vereinfachtes Verfahren):

Bestimmte Länder sind dem Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation beigetreten. Für diese Länder ist es ausreichend, die erforderliche (Original-)Urkunde mit einer "Apostille" zu versehen. Mit dieser Apostille bestätigt die zuständige deutsche Behörde (in Sachsen die Landesdirektion) die Echtheit der deutschen öffentlichen Urkunde. Die Konsularbeamten oder Konsularbeamtinnen des entsprechenden ausländischen Staates müssen nicht mehr beteiligt werden. Diese Urkunde wird anerkannt.

Legalisation

Die Legalisation ist für Länder notwendig, die diesem Abkommen nicht beigetreten sind. Dort benötigte Urkunden müssen von der zuständigen deutschen Behörde (in Sachsen die Landesdirektion) vorbeglaubigt werden. Danach erfolgt die Bestätigung der Echtheit durch das Konsulat des Staates, in dem die Urkunde verwendet werden soll. Erst dann kann die Urkunde im Ausland verwendet werden.

Einige Staaten verlangen zusätzlich zu der oben beschriebenen Vorbeglaubigung eine Endbeglaubigung durch das Bundesverwaltungsamt. Im Anschluss an die Vorbeglaubigung der deutschen Stelle beglaubigt das Bundesverwaltungsamt im Auftrag des Auswärtigen Amtes die Unterschrift der deutschen öffentlichen Urkunde.

• Beglaubigung Allgemeines
  Bundesverwaltungsamt

EU-Apostillen-Verordnung

Seit dem 16. Februar 2019 werden innerhalb der gesamten EU bestimmte öffentliche Urkunden (z.B. Personenstandsurkunde, Meldebescheinigung u.a.) grundsätzlich ohne weitere Beglaubigung (Apostille, Legalisation) gegenseitig anerkannt. Bitte lassen Sie sich hierzu durch die die Urkunde ausstellende Behörde oder durch die Stelle im Ausland, bei der Sie die Urkunde vorlegen wollen, beraten.

Für Urkunden, die im Rechtshilfe- oder Handelsverkehr verwendet werden, gibt es darüber hinaus gesonderte völkerrechtliche Verträge.

Internationale Urkunden (CIEC-Übereinkommen)

Daneben gibt es sogenannte "Internationale Urkunden". Personenstandsurkunden und Ehefähigkeitszeugnisse, die nach dem Muster der Übereinkommen der Internationalen Kommission für das Zivil- und Personenstandswesen (Commission Internationale de l'État Civil – CIEC) ausgestellt werden. Diese sind gegenüber den Vertragsstaaten von jeder Förmlichkeit befreit und müssen nicht beglaubigt werden. Das gilt für:

• Ausstellung mehrsprachiger Auszüge aus den Personenstandsregistern (Geburtsurkunden, Eheurkunden, Sterbeurkunden) nach dem Übereinkommen vom 08.09.1976 für die Vertragsstaaten:
  • Belgien
  • Bosnien-Herzegowina
  • Deutschland
  • Estland
  • Frankreich
  • Italien
  • Kroatien
  • Litauen
  • Luxemburg
  • Mazedonien
  • Montenegro
  • Niederlande
  • Österreich
  • Polen
  • Portugal
  • Schweiz
  • Serbien
  • Slowenien
  • Spanien
  • Türkei
• Ausstellung mehrsprachiger Ehefähigkeitszeugnisse nach dem Übereinkommen vom 05.09.1980 für die Vertragsstaaten:
  • Deutschland
  • Italien
  • Luxemburg
  • Moldau
  • Niederlande
  • Österreich
  • Portugal
  • Schweiz
  • Spanien
  • Türkei 

Freigabevermerk

Sächsisches Staatsministerium des Innern. 07.06.2022